Die DATEV-XML-Schnittstelle online erklärt

Die DATEV-XML-Schnittstelle online ist ein Dateiformat, mit dem Rechnungs- und Kassenprogramme strukturierte Rechnungs- und Kassendaten samt Belegbildern an DATEV Unternehmen online übergeben. Dort entstehen daraus Buchungsvorschläge, die die Kanzlei prüft und bucht. Übertragen wird entweder von Hand mit dem kostenlosen DATEV-Programm Belegtransfer oder automatisch über eine Online-API. Den automatischen Weg führt DATEV im Marktplatz als „Rechnungsdatenservice 1.0".

Dieser Artikel erklärt, wie ein Datenpaket aufgebaut ist, welche Grenzen gelten, wie es zu DATEV kommt und wann Sie besser das klassische DATEV-Format oder einen anderen Weg nehmen. Er richtet sich an Unternehmen, deren Rechnungs- oder Kassenprogramm diese Schnittstelle anbietet, und an Softwareanbieter, die sie einbauen wollen. Stand der Angaben ist der 22. September 2026; die DATEV-Seiten haben wir an diesem Tag abgerufen.

Was ist die DATEV-XML-Schnittstelle online?

Eine dateibasierte Schnittstelle für Belege mit Struktur. Das DATEV Developer Portal beschreibt sie als Schnittstelle „für die Übertragung von strukturierten Rechnungs- und Kassendaten inkl. deren digitalisierten Belege an DATEV Unternehmen online". Von dort können die Daten an DATEV Rechnungswesen weitergegeben werden.

Gedacht ist sie für vier Fälle: Rechnungsdaten in die Rechnungsbücher, Kassendaten ins Kassenbuch, Belegbilder zur reinen Archivierung in DATEV Belege online und SEPA-Dateien, die Sammelzahlungen aufschlüsseln. Die Programme auf der sendenden Seite sind laut DATEV-Hilfe „Warenwirtschafts-, Rechnungsschreibungs- oder Kassenprogramme". Ein Belegbild ist dabei nicht Pflicht: Fehlt es, erzeugt DATEV aus den XML-Daten selbst eine Belegkopie.

Der Name führt oft in die Irre, weil er an E-Rechnungen denken lässt. Die XML-Schnittstelle online ist aber ein eigenes DATEV-Format und kein EU-Standard wie XRechnung oder ZUGFeRD. Mehr dazu weiter unten.

Wie ist ein Datenpaket aufgebaut?

Ein Paket ist eine ZIP-Datei mit XML-Dateien und den zugehörigen Belegdateien. DATEV nennt es Document-Package. Laut Einstiegsseite des Developer Portals definiert die Schnittstelle drei XML-Formate:

Für neue Umsetzungen empfiehlt DATEV das Ledger-Format. Die aktuelle Version ist laut Änderungsübersicht die 6.0 vom März 2023; seitdem ist keine neue Version erschienen. Wer über die API überträgt, schickt statt einer ZIP-Datei die einzelnen Dateien und bündelt sie unter einer Job-ID, die er vorher anfordert.

Inhaltlich deckt das Format Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Kassendaten ab. Im empfohlenen Ledger-Format sind für eine Rechnung unter anderem Betrag, Währung, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Name und Ort des Geschäftspartners Pflicht; Leistungsdatum und Steuer sind dort Kann-Felder, im älteren Invoice-Format dagegen Pflicht. Für das Kassenbuch ist nur der Euro zulässig. Eine Besonderheit: Laut DATEV-Hilfe ist ein Storno von übernommenen Daten im Kassenbuch nicht möglich, obwohl das Kennzeichen dafür angezeigt wird.

Welche Grenzen gelten für Datei und Paket?

Einzelne Dateien dürfen höchstens 20 MB groß sein, ein Paket rund 465 bis 476 MB, und DATEV empfiehlt Pakete von höchstens 100 MB. Die genaue Obergrenze nennen zwei DATEV-Quellen unterschiedlich. Als wir sie am 22. September 2026 nebeneinandergelegt haben, stand auf dem Developer Portal eine „technische Größenbeschränkung von 465MB", in der DATEV-Hilfe eine maximale ZIP-Größe von 476 MB. Beide raten davon ab, die Grenze auszureizen.

Die DATEV-Hilfe zum Ablauf der Übertragung nennt weitere Regeln für die ZIP-Datei: höchstens 5.000 Belege einschließlich der XML-Dateien, kein Passwortschutz, keine weitere ZIP-Datei und kein Ordner darin. Die Datei darf vor dem Hochladen auch nicht entpackt werden. Für Softwareanbieter heißt das: Der Export sollte große Zeiträume selbstständig in mehrere Pakete aufteilen, statt den Anwender an eine Fehlermeldung laufen zu lassen.

Wie kommen die Daten zu DATEV?

Auf zwei Wegen: von Hand mit dem Programm DATEV Belegtransfer oder automatisch über die Online-API accounting:dxso-jobs. Beide landen in DATEV Unternehmen online. Beim ersten bewegen Sie die Datei selbst, der zweite läuft als Rechnungsdatenservice 1.0, den die Kanzlei freischaltet (siehe unten).

Beim manuellen Weg exportiert das Rechnungs- oder Kassenprogramm die ZIP-Datei, und der Anwender lädt sie mit Belegtransfer hoch. Voraussetzung ist laut DATEV-Hilfe ein Bestand in DATEV Unternehmen online für Belege online in der Bearbeitungsform „Erweitert" oder für das Kassenbuch online, dazu eine Anmeldung per DATEV SmartLogin, SmartCard oder mIDentity. Nach dem Import zeigt ein Protokoll, ob alles verarbeitet wurde. Einen Import mit Hinweisen oder Fehlern können Sie bis zu 200 Tage rückwirkend stornieren, solange nichts festgeschrieben ist; Belegsätze und Belege werden dabei gelöscht. Für das Kassenbuch gilt das nicht. Kostenlos ist an diesem Weg nur das Programm Belegtransfer: DATEV Unternehmen online und Belege online kosten Gebühren.

Beim automatischen Weg schickt das Programm die Daten selbst. Die Produktseite der API nennt als Anmeldeverfahren „OAuth 2.0 with Open ID Connect" und verlangt Daten „in der Version 4.0 oder höher". Die API steht nicht einfach offen. Laut Hilfe des Developer Portals erfolgt jede Integration eines DATEV-Datenservices „im Rahmen eines Onboardings begleitet durch Berater der DATEV"; das erste Onboarding kostet 1.500 Euro zuzüglich Umsatzsteuer, verlangt ein DATEV-Testsystem und endet mit einer Abnahme. Ein vereinfachtes Verfahren für den nur eigenen Gebrauch gibt es ausdrücklich nicht. Dieses Onboarding durchläuft der Hersteller des Programms; wer ein fertiges Programm aus dem DATEV-Marktplatz nutzt, zahlt kein Onboarding, aber den Datenservice. Die Kanzlei bestellt ihn und rechnet ihn meist weiter ab; Unternehmen online und Belege online kommen hinzu.

Was ist der Unterschied zum Rechnungsdatenservice 1.0?

Gleiches Format, anderer Weg. Der Rechnungsdatenservice 1.0 ist der DATEV-Datenservice, über den ein Programm die Daten automatisch per accounting:dxso-jobs schickt; laut DATEV-Shop schaltet die Kanzlei ihn frei. Er kostet eine eigene Gebühr, laut DATEV-Preisliste 2,10 Euro im Monat bis 200 Rechnungen. Der ZIP-Export mit Belegtransfer nutzt dasselbe Format, ist aber kein Rechnungsdatenservice. Im Marktplatz-Eintrag von Lexware Office heißt es: „Basis für den Rechnungsdatenservice 1.0 ist die XML-Schnittstelle online. Die XML-Schnittstelle online kann als eigene Schnittstelle genutzt werden" — und zwar per Datei über den Belegtransfer.

Wichtig ist die Verwechslungsgefahr mit einem ähnlich klingenden Produkt. DATEV stellt den Rechnungsdatenservice 2.0 zum 31. Dezember 2026 ein; bestellen lässt er sich schon seit Januar 2026 nicht mehr. DATEV schreibt dazu ausdrücklich: „Das ähnlich klingende Produkt DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist hiervon nicht betroffen." Wer eine Abkündigungsmeldung zum „Rechnungsdatenservice" liest, sollte deshalb auf die Versionsnummer achten.

Was der Rechnungsdatenservice 1.0 auf DATEV-Seite kostet und wie er sich vom Buchungsdatenservice unterscheidet, haben wir am Beispiel Lexware und DATEV ausführlich beschrieben. Im Marktplatz führen sevdesk, easybill und FastBill neben dem Rechnungsdatenservice auch die XML-Schnittstelle online; Kassensysteme wie PosBill führen die XML-Schnittstelle, aber keinen Rechnungsdatenservice.

Wann ist das DATEV-Format die bessere Wahl?

Immer dann, wenn fertige Buchungen ins Rechnungswesen sollen, ohne den Umweg über Buchungsvorschläge in Unternehmen online — und zwingend, wenn es um mehr geht als Rechnungen und Kasse. Die XML-Schnittstelle ist laut DATEV „grundsätzlich auf DATEV Unternehmen online und deren Prozesse ausgelegt". DATEV selbst rät auf dem Developer Portal: „Wenn es darum geht, Daten für DATEV Rechnungswesen bereitzustellen, sollte man zunächst die Umsetzung des ‚DATEV-Formats' (CSV-Datei) prüfen." Die XML-Schnittstelle online kann laut DATEV reine Sachkontobuchungen wie Zahlungsbuchungen, Stammdaten von Kunden und Lieferanten und bestimmte Fälle nach § 13b UStG nicht abbilden.

Der Unterschied liegt auch darin, wer bucht. Über die XML-Schnittstelle online entstehen Buchungsvorschläge, die die Kanzlei prüft und übernimmt; das passt, wenn die Kanzlei die laufende Buchhaltung macht. Das DATEV-Format überträgt fertige Buchungssätze und Stammdaten, als Datei oder automatisch als Buchungsdatenservice, und passt, wenn Sie selbst buchen. Die lokale Schnittstelle DATEVconnect ist keine Alternative für Cloud-Software, die vom eigenen Server aus übergeben soll, weil sie nur im Netzwerk einer DATEV-Installation erreichbar ist — warum, steht im Artikel DATEVconnect erklärt.

Transportiert die XML-Schnittstelle E-Rechnungen?

Nicht als E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931. In keiner der DATEV-Seiten zur XML-Schnittstelle online, die wir durchgesehen haben, kommen ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol vor. Das Format transportiert die Rechnungsdaten des sendenden Programms nach DATEV-eigenem Schema, nicht eine E-Rechnung nach der Norm EN 16931.

Im DATEV-Marktplatz stehen beide Themen denn auch getrennt: Der Eintrag von CASPOS-Kasse führt die „XML-Schnittstelle online" als Schnittstelle, die E-Rechnung dagegen als eigenen Bereich mit Versand über ein E-Rechnungsnetzwerk; strukturierte Rechnungsdaten im Format ZUGFeRD oder XRechnung überträgt dort eine eigene Schnittstelle. Ob eine ZUGFeRD-Datei, die als Belegbild im Paket mitgeht, in DATEV als E-Rechnung ausgewertet oder nur als Bild abgelegt wird, konnten wir nicht klären. Fragen Sie das beim Anbieter Ihres Rechnungsprogramms oder bei Ihrer Kanzlei nach. Was die E-Rechnungspflicht für Rechnungen aus dem CRM bedeutet, beschreiben wir im Artikel zu Pipedrive und E-Rechnung.

Was heißt das für ein CRM wie Pipedrive?

Ein CRM spricht die XML-Schnittstelle online in aller Regel nicht selbst. Sie ist für Programme gedacht, die Rechnungen oder Kassenbelege erzeugen; umsetzen muss sie laut DATEV-Hilfe der Hersteller des Rechnungs-, Warenwirtschafts- oder Kassenprogramms. Rechnungen erzeugt Pipedrive nicht. Der übliche Weg führt deshalb vom CRM in ein Rechnungsprogramm und von dort per Rechnungsdatenservice 1.0 oder Buchungsdatenservice zu DATEV, je nachdem, wer bucht. Welche Programme sich an Pipedrive anbinden lassen und über welchen Datenservice sie weitergeben, zeigt unser Artikel Pipedrive mit Buchhaltung und DATEV verbinden.

Eine eigene Anbindung über accounting:dxso-jobs lohnt sich nur, wenn Sie Rechnungen außerhalb eines Buchhaltungsprogramms erzeugen, etwa in einem eigenen Portal oder Shop, und das Onboarding bei DATEV in Kauf nehmen. Für den Einstieg ohne Onboarding bleibt der Datei-Export: Ihr Programm erzeugt die ZIP-Datei, und Belegtransfer lädt sie hoch; die Gebühren für Unternehmen online und Belege online fallen trotzdem an, wie wir am Beispiel Lexware beschrieben haben. DATEV stellt laut Produktseite außerdem ein Prüftool bereit, das exportierte Dateien vorab auf formale und technische Fehler prüft.