Pipedrive und E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung aus dem CRM

Pipedrive erzeugt selbst keine E-Rechnung — weder als ZUGFeRD noch als XRechnung. Der Weg zur Pipedrive E-Rechnung führt immer über ein zweites Programm: eine Buchhaltungssoftware mit App im Pipedrive Marketplace, einen E-Rechnungsdienst mit Pipedrive-Anbindung oder eine eigene Schnittstelle. Entscheidend ist dabei weniger das Programm als die Frage, ob die Daten im CRM für eine E-Rechnung überhaupt reichen. Meist reichen sie nicht, und genau darum geht es in diesem Artikel.

Sie erfahren, ab wann Sie E-Rechnungen versenden müssen, welche Formate zulässig sind, welche Pflichtangaben in Pipedrive typischerweise fehlen und wie Sie eine Rechnung vor dem Versand prüfen. Stand der Angaben ist der 22. September 2026; die Seiten von Pipedrive, der App-Anbieter und des Bundesfinanzministeriums haben wir an diesem Tag abgerufen.

Kann Pipedrive selbst eine E-Rechnung erstellen?

Nein. Die Rechnungsfunktion von Pipedrive füllt Deal-, Personen- und Organisationsdaten vor und reicht sie an eine externe Rechnungs-App weiter; die Rechnung selbst entsteht dort. Als unterstützte App nennt der Hilfeartikel ausdrücklich nur QuickBooks. ZUGFeRD und XRechnung kommen auf der Seite nicht vor.

Smart Docs, der Dokumentengenerator von Pipedrive, erzeugt Angebote und Verträge aus Word- oder PDF-Vorlagen. Ein solches PDF ist für das Finanzamt keine E-Rechnung. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ordnet „PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze" ausdrücklich den sonstigen Rechnungen zu, zusammen mit Papier und Bilddateien. Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die vier grundsätzlichen Wege, aus Pipedrive überhaupt eine Rechnung zu bekommen, haben wir im Artikel Rechnungen aus Pipedrive erstellen beschrieben. Hier geht es um den strukturierten Teil.

Ab wann müssen Sie E-Rechnungen versenden?

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft schon seit dem 1. Januar 2025. Beim Versand gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026. Für 2027 verlängert sie sich nur für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausgenommen bleiben laut BMF-Schreiben dauerhaft Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Keine E-Rechnung verlangen außerdem bestimmte steuerfreie Umsätze wie Finanzdienstleistungen und Vermietung sowie Leistungen an Privatkunden und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine.

In den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums heißt es: „Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027." Rechnungen im EDI-Verfahren, also im direkten Datenaustausch zwischen Firmensystemen, dürfen laut BMF noch bis Ende 2027 für alle verwendet werden. Maßgeblich für den Stichtag 2027 ist also Ihr Umsatz im laufenden Jahr 2026. Das BMF-Schreiben von 2025 verweist für diese Fristen auf die Randnummern 62 bis 65 des ursprünglichen Schreibens vom 15. Oktober 2024 und ändert sie nicht. Für Pipedrive-Nutzer heißt das: Wer mehr als 800.000 Euro umsetzt, hat bis zum 31. Dezember noch gut drei Monate, um den Weg vom Deal zur E-Rechnung einzurichten. Wer knapp unter der Grenze liegt, weiß erst zum Jahresende, auf welcher Seite er landet, und sollte deshalb ebenfalls zum 1. Januar 2027 bereit sein. Alle anderen haben ein Jahr länger — aber auch sie müssen seit 2025 eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.

Welches Format: ZUGFeRD oder XRechnung?

Beide sind zulässig, mit einer Einschränkung bei ZUGFeRD. Das BMF-Schreiben nennt XRechnung und „unter bestimmten Voraussetzungen" ZUGFeRD als Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die Voraussetzung steht in Abschnitt 14.1 Abs. 14 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, den das Schreiben neu fasst: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist zulässig, „ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL". Diese beiden Profile enthalten zu wenige Rechnungsdaten.

Der praktische Unterschied liegt in der Form. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Der Empfänger kann es wie gewohnt öffnen, seine Buchhaltung liest die Daten aus dem XML. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Ansicht; sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialprogramm lesen kann.

Die drei deutschen Buchhaltungsprogramme mit App im Pipedrive Marketplace beherrschen beides. In Lexware Office ist die E-Rechnung laut Hilfe-Center „erst ab der Version M" möglich, die Rechnung muss an einen Firmenkontakt gehen, und für die XRechnung verlangt das Programm zusätzlich Leitweg-ID und Lieferantennummer. sevdesk erstellt laut seiner E-Rechnungsseite E-Rechnungen „in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung" nach EN 16931, und in easybill wählen Sie beim Erstellen zwischen XRechnung, ZUGFeRD und klassischem PDF. Welches ZUGFeRD-Profil die drei genau erzeugen, geht aus diesen Seiten nicht hervor.

Welche Daten fehlen für die Pipedrive E-Rechnung?

Meist fehlen das Leistungsdatum, eine Steuerkategorie je Position, eine genormte Mengeneinheit, bei Reverse-Charge die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden und bei der XRechnung die Käuferreferenz. Name, Anschrift und Beträge liegen dagegen in der Regel vor. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards und das Forum elektronische Rechnung Deutschland haben in einer gemeinsamen Empfehlung vom Juli 2025 jeder Pflichtangabe aus dem Umsatzsteuergesetz ein Feld der EN 16931 zugeordnet. Legt man diese Liste und die Pflichtfelder der Norm neben die Standardfelder von Pipedrive, ergibt sich folgendes Bild:

Die Produkt-Schnittstelle von Pipedrive beschreibt das Feld unit als „The unit in which this product is sold" und tax als „The tax percentage". Für eine E-Rechnung reicht das nicht: Die Norm verlangt Einheiten als Code, etwa „H87" für Stück oder „HUR" für Stunde, und zum Steuersatz eine Kategorie, die zum Beispiel zwischen normal besteuert, steuerfrei und Reverse-Charge unterscheidet. Wie eine App diese Lücken schließt, ist die wichtigste Frage bei der Auswahl. Entweder sie ergänzt eigene Felder, oder Sie legen in Pipedrive benutzerdefinierte Felder an, die die App ausliest.

Wie kommt die E-Rechnung aus Pipedrive heraus?

Über drei Wege: eine App, die Pipedrive mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbindet, einen E-Rechnungsdienst mit eigener Pipedrive-Anbindung oder eine selbst gebaute Schnittstelle. In allen drei Fällen erzeugt nicht Pipedrive die E-Rechnung, sondern das zweite Programm. Pipedrive liefert nur die Daten.

Der naheliegende Weg ist die Buchhaltungssoftware. Für Lexware Office, sevdesk und easybill gibt es Apps von Drittanbietern im Pipedrive Marketplace. Als wir die Einträge der Apps für Lexware Office und sevdesk am 22. September 2026 durchgesehen haben, nannte keiner ZUGFeRD oder XRechnung ausdrücklich. Die Buchhaltungssoftware beherrscht beide Formate; ob die App sie auslöst, sagen die App-Seiten nicht. Fragen Sie das vor dem Kauf nach. Eine App für Lexware Office braucht den Zugang zur Programmierschnittstelle, und den gibt es in Lexware Office nur im Tarif XL. Eine App für sevdesk braucht den API-Schlüssel von sevdesk, und die Schnittstelle ist laut unserem Artikel zur sevDesk API dem Tarif Buchhaltung Pro vorbehalten. Wie die Lexware-Anbindung arbeitet, steht im Artikel zur Lexware-Pipedrive-Integration, wie die Programme an DATEV weitergeben, im Artikel zur Anbindung von Buchhaltung und DATEV.

Der zweite Weg ist ein reiner E-Rechnungsdienst mit eigener Pipedrive-Anbindung. Solche Dienste verbinden sich per Freigabe im Pipedrive-Konto und werben allgemein mit XRechnung, ZUGFeRD und Peppol. Ob ihre Pipedrive-Anbindung diese Formate auch erzeugt, steht auf den Hilfeseiten, die wir am 22. September 2026 durchgesehen haben, nicht. Fragen Sie das vor einer Entscheidung konkret nach.

Der dritte Weg ist eine eigene Schnittstelle, die Deal-Daten über die Pipedrive-API liest und daraus mit einer Programmbibliothek ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt. Das lohnt sich, wenn keine Buchhaltungssoftware passt oder die Rechnung Sonderfälle abbilden muss. Eine Sonderform dieses Wegs ist ein spezialisiertes Plugin, das die Schnittstelle fertig mitbringt; unser eigenes, E-Rechnung Export, ist noch nicht verfügbar und soll laut Katalog ab dem vierten Quartal 2026 erscheinen.

Wie prüfen Sie, ob eine E-Rechnung gültig ist?

Mit einem Prüfprogramm, bevor die erste Rechnung an einen Kunden geht. Eine E-Rechnung kann technisch einwandfrei aufgebaut sein und trotzdem eine Geschäftsregel des Formats verletzen. Das BMF-Schreiben nennt dafür selbst ein Beispiel: „keine Angabe im Pflichtfeld ‚BT-10 Buyer reference' in einer XRechnung". Für die Umsatzsteuer bleibt eine solche Rechnung gültig, aber das Empfangssystem einer Behörde erwartet die Leitweg-ID in genau diesem Feld.

Für die Prüfung stellt die KoSIT ihren Validator als freie Software bereit. Er prüft XML-Dokumente gegen Schema und Schematron-Regeln, die er aus einer Konfiguration lädt. Mit der Konfiguration für XRechnung prüft er XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931; bei ZUGFeRD lösen Sie dafür vorher den XML-Teil aus dem PDF, denn der Validator liest nur XML. Für andere ZUGFeRD-Profile brauchen Sie einen ZUGFeRD-fähigen Validator. Praktisch reicht es, einige echte Deals als Testrechnung zu erzeugen: einen Standardfall, einen mit Rabatt, einen steuerfreien und, falls Sie mit Behörden arbeiten, einen mit Leitweg-ID. Laufen alle vier ohne Fehler durch den Validator, geben Sie eine davon Ihrer Steuerkanzlei zur Durchsicht. Sie sieht, ob die Rechnung in der Buchhaltung so ankommt, wie sie soll.

Was müssen Sie beim Empfang von E-Rechnungen beachten?

Für den Empfang ist Pipedrive nicht zuständig — eingehende E-Rechnungen gehören in die Buchhaltung, nicht ins CRM. Nach den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025 und unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wichtig ist die Weiterleitung. Eine XRechnung ist ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar, und ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie jede andere Rechnung, trägt aber den Datensatz, der steuerlich zählt. sevdesk etwa empfängt E-Rechnungen laut Hersteller ebenso, wie es sie schreibt. Leiten Sie Eingangsrechnungen deshalb direkt an die Buchhaltungssoftware oder an Ihre Kanzlei weiter, statt sie als Anhang an einem Deal abzulegen. Dort lassen sie sich weder automatisch verbuchen noch revisionssicher aufbewahren.

Häufige Fragen

Reicht eine Rechnung aus Smart Docs als E-Rechnung? Nein. Smart Docs erzeugt ein PDF ohne strukturierten Datensatz. Das BMF-Schreiben ordnet solche Dateien den sonstigen Rechnungen zu. Im Geschäft mit anderen Unternehmen sind sie nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Empfängers zulässig, außer etwa bei Kleinbeträgen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer.

Brauche ich für jede E-Rechnung eine Leitweg-ID? Nein. Die Leitweg-ID wird im Feld BT-10 bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verlangt, die sie Ihnen vor der Beauftragung mitteilen. In einer XRechnung ist BT-10 aber immer Pflicht; zwischen Unternehmen genügt dort eine Bestellnummer oder Referenz des Käufers.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte meine App erzeugen? Am besten EN 16931, auch COMFORT genannt: Es ist zulässig, und sein XML-Teil lässt sich mit der XRechnung-Konfiguration des KoSIT-Validators prüfen. BASIC ist ebenfalls zulässig, die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten laut BMF nicht als E-Rechnung.

Kann ich mit der E-Rechnung bis 2028 warten? Nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro liegt. Sonst gilt die Versandpflicht ab dem 1. Januar 2027. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ganz ausgenommen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen in jedem Fall schon jetzt.