Lexware und DATEV verbinden: die Wege im Vergleich

Wer nach einer „Lexware DATEV Schnittstelle" sucht, findet nicht eine, sondern je nach Produkt bis zu drei. Lexware Office übergibt per Datei-Export, per Rechnungsdatenservice 1.0 oder per Buchungsdatenservice; die Desktop-Programme von Lexware kennen den Datei-Export und inzwischen ebenfalls den Buchungsdatenservice. Welcher Weg der richtige ist, entscheidet vor allem eine Frage, die Sie mit Ihrer Kanzlei klären: Wer bucht — und was braucht die Kanzlei?

Dieser Artikel vergleicht die Wege nach dem, was sie übertragen, was sie kosten und woran sie in der Praxis scheitern. Die Angaben stammen aus der Hilfe von Lexware, der DATEV-Preisliste und der DATEV-Wissensplattform, Stand September 2026. Wo sich die Quellen widersprechen — und das tun sie an mehreren Stellen —, sagen wir es.

Welche Wege führen von Lexware zu DATEV?

Drei Wege, von denen zwei als Online-Dienste über das DATEV-Rechenzentrum laufen. Lexware selbst spricht auf seiner Seite zum freien Steuerberaterzugang von zwei Wegen: Entweder Sie exportieren die Buchhaltung im DATEV-Format und übergeben die Datei, oder Sie nutzen die DATEV-Cloud-Services und übertragen Buchungsdaten und Belege direkt in die Kanzleisoftware. Hinter dem zweiten Weg stecken zwei verschiedene Dienste. Für Lexware Office sieht das so aus:

Die Namen verwirren, weil sie ähnlich klingen und etwas Grundverschiedenes meinen. Beim Rechnungsdatenservice 1.0 schicken Sie Rohmaterial, aus dem in DATEV erst Buchungsvorschläge werden. Beim Buchungsdatenservice schicken Sie das fertige Ergebnis. In älteren Lexware-Hilfeartikeln taucht für beide Dienste noch der Menüpunkt „DATEVconnect online" auf; mit der lokalen Schnittstelle DATEVconnect hat er nichts zu tun.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatenservice und Buchungsdatenservice?

Der Unterschied liegt darin, wer die Buchungssätze erzeugt. Laut Lexware-Hilfe zu beiden Datenservices überträgt der Rechnungsdatenservice 1.0 Belegbilder und zugehörige Belegdaten nach DATEV Unternehmen online. Gedacht ist er für den Fall, dass die Kanzlei die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung übernimmt. Der Buchungsdatenservice überträgt zusätzlich Buchungsdaten und Stammdaten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, und die Belegbilder sind dort bereits mit den Buchungssätzen verlinkt. DATEV selbst beschreibt es in seinem Marktplatz-Eintrag zu Lexware Office technischer: Basis des Buchungsdatenservice ist das DATEV-Format, Basis des Rechnungsdatenservice 1.0 die XML-Schnittstelle online. Aus den Daten des Rechnungsdatenservice werden in DATEV „Buchungsvorschläge", die jemand prüfen und buchen muss.

Daraus folgt eine Faustregel, von der Lexware selbst eine Ausnahme macht. Wenn Sie in Lexware Office nur Rechnungen schreiben und Belege sammeln, passt der Rechnungsdatenservice. Wenn Sie selbst kontieren und Ihre Kanzlei nur den Jahresabschluss macht, passt der Buchungsdatenservice. Laut derselben Hilfe kann der Buchungsdatenservice aber auch für Buchungsmandanten sinnvoll sein, wenn ihre Bankkonten an Lexware Office angebunden sind, weil das Programm die Belege dann im Hintergrund vorbucht; braucht die Kanzlei Belege und Buchungen, sei er ohnehin erforderlich. Entscheiden sollten Sie das deshalb gemeinsam mit der Kanzlei, nicht allein.

Welcher Lexware-Office-Tarif ist nötig?

Kein bestimmter: Die Lexware DATEV Schnittstelle ist laut Lexware in allen Tarifen von Lexware Office enthalten. Auf der bereits genannten Seite zum Steuerberaterzugang heißt es, der Zugang sei „in allen Lexware Office Versionen enthalten" und das gelte „auch für den Datenaustausch über die DATEV-Schnittstelle". Die Preisseite führt Steuerberaterzugang und elektronische Pendelakte bei allen vier Tarifen.

Eine Empfehlung spricht Lexware dennoch aus, und sie folgt der Frage von oben: S oder M, wenn Sie nur Rechnungen und Belege verwalten und alles Weitere der Kanzlei überlassen; L oder XL, wenn Sie die laufende Buchhaltung selbst erledigen. Die Tarife kosten im September 2026 netto 7,90 € (S), 12,90 € (M), 21,90 € (L) und 32,90 € (XL) im Monat, die ersten drei Monate zum halben Preis. Ob der Buchungsdatenservice in S und M technisch überhaupt angeboten wird, beantwortet keine der Lexware-Seiten ausdrücklich — wichtig für Buchungsmandanten, die der Ausnahme von oben folgen wollen. Wer selbst bucht, landet ohnehin bei L. Wer Rechnungen per Programm in Lexware Office anlegen will, etwa aus einem CRM, braucht die Lexware Office API, und die gibt es nur im Tarif XL.

Was kostet die Verbindung auf DATEV-Seite?

Den größten Posten übersieht man leicht: Sobald Belege in DATEV landen, braucht es einen Vertrag über DATEV Unternehmen online. Laut DATEV-Preisliste für Unternehmen, Stand 08/2026, ist Unternehmen online für den Mandanten zu bestellen, sobald digitale Belege nach DATEV Belege online gesendet werden. Das kostet 11,56 € im Monat. Belege online selbst kostet 3,83 € je Mandant und Monat, berechnet ab Anlage des Bestands. Wer diese Verträge bestellt und bezahlt, regeln Sie am besten ausdrücklich mit Ihrer Kanzlei.

Hinzu kommen die Datenservices. Der Buchungsdatenservice hat einen Grundpreis von 1,36 € im Monat bis 500 Buchungssätze, der „bei Anlage eines Mandantenbestands unabhängig von der Datenübertragung" anfällt, und laut DATEV-Leistungsbeschreibung eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten. Der Rechnungsdatenservice 1.0 kostet 2,10 € bis 200 Rechnungen, berechnet nur in Monaten, in denen Belege übermittelt werden. Das Anmeldemedium DATEV SmartLogin steht mit 0,00 € in der Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Hilfe von Lexware nennt abweichende, niedrigere Zahlen (1,30 €, 2,00 €, 3,65 €, Unternehmen online ab 11 €) mit anderen Artikelnummern und dem Hinweis, sie dienten nur zur Orientierung; sie liegen gleichmäßig knapp 5 % unter den DATEV-Preisen, vermutlich ein älterer Stand. Und überträgt die Kanzlei für Sie, rechnet sie über ihre eigenen DATEV-Verträge ab; ob und wie sie das weiterberechnet, klären Sie mit ihr.

Ein reiner Export von Buchungsstapeln kostet auf DATEV-Seite nichts extra; die Kanzlei liest ihn über den Stapelimport ein. Sobald Belegbilder mitgehen, ändert sich das: Das DATEV-Tool Belegtransfer ist zwar kostenlos, lädt die Belege aber laut Lexware-Hilfe nach DATEV Belege online, und dann fallen nach der DATEV-Preisliste Unternehmen online und Belege online an — nach DATEVs Fußnoten auch bei den Datenservices. So gerechnet ist der Datei-Export mit Belegbildern nur um den Preis des Datenservice billiger, also 1,36 bis 2,10 € im Monat, und kostet dafür Handarbeit. Lexware sieht es anders: Laut Hilfe braucht nur der manuelle Import Unternehmen online, die Datenservices seien deshalb günstiger. Hier widersprechen sich die Quellen; welche Posten bei Ihnen anfallen, klären Sie mit der Kanzlei.

Wie richten Sie den Buchungsdatenservice in Lexware Office ein?

Die Einrichtung hat zwei Hälften, und die erste liegt bei der Kanzlei. Laut Lexware-Anleitung muss die Kanzlei den Buchungsdatenservice in DATEV für Sie aktiviert haben, Sie brauchen ein DATEV-Authentifizierungsmedium (SmartLogin oder einen mIDentity-Stick), und in Lexware Office brauchen Sie die Berechtigung „Finanzbuchhaltung". Den SmartLogin-Freischaltcode bestellt laut Lexware-Hilfe zur Authentifizierung ebenfalls die Kanzlei für Sie; er kommt per Post oder über die Kanzlei.

Ihre Hälfte besteht aus wenigen Klicks:

1. Unter „Einstellungen > Mein Steuerberater" die Anbindung „DATEV-Datenservices" wählen.
2. Unter „Einstellungen > Export" im Reiter „Datenübertragung an Steuerkanzlei" beim Buchungsdatenservice „Verbindung aufbauen" und sich bei DATEV anmelden.
3. Das Unternehmen mit dem Zusatz „(Buchungsdatenservice)" auswählen, den Zeitraum festlegen und übertragen.

Beim dritten Schritt warnt Lexware ausdrücklich: Wer den falschen Service auswählt, bekommt einen Verbindungsabbruch mit Fehlermeldung. Ob die Übertragung geklappt hat, zeigt die Export-Historie mit einem grünen Haken. Lexware empfiehlt übrigens selbst, die Übertragung der Kanzlei zu überlassen, die über den Steuerberaterzugang in Ihr Lexware Office schauen kann. Wer dann den DATEV-Vertrag braucht, hängt laut Lexware-Hilfe für Kanzleien davon ab, wer überträgt: Überträgt die Kanzlei, braucht sie ihn, überträgt der Mandant, braucht er ihn.

Wie kommen Lexware-Desktop-Programme zu DATEV?

Über den klassischen DATEV-Export und seit 2024 ebenfalls über den Buchungsdatenservice. Laut einer Mitteilung von Haufe, zu dessen Unternehmensgruppe Lexware gehört, kam er zuerst für die pro- und premium-Versionen von Lexware buchhaltung und financial office, zum Jahreswechsel dann auch für basis und plus. Der Lexware-Shop führt die Schnittstelle heute bei allen vier Varianten von Lexware buchhaltung.

Die Desktop-Variante hat eine Einschränkung, die Lexware in der FAQ zum Buchungsdatenservice offen benennt: Übertragen werden Buchungsdaten, je Buchung nur der erste zugehörige digitale Beleg sowie die Personenkonten. Hängen an einer Buchung zwei Belege, kommt nur einer an. Außerdem muss Edge oder Chrome als Standardbrowser eingerichtet sein, die Verbindung zum DATEV-Rechenzentrum gilt elf Stunden, und eine Übertragungsdatei darf höchstens 99.999 Buchungen enthalten.

Für Lexware warenwirtschaft als eigenständiges Programm, also ohne Anbindung an Lexware buchhaltung, ist der Buchungsdatenservice angekündigt, aber nicht da. Ein Lexware-Partner berichtete am 28.07.2026, der Termin sei verschoben und offen. Eine Aussage von Lexware selbst dazu haben wir nicht gefunden. Wer warenwirtschaft zusammen mit buchhaltung nutzt, überträgt über buchhaltung.

Was gilt für Lexware Lohn und Gehalt?

Für den Wechsel nach DATEV LODAS gibt es kein eigenes Übernahme-Werkzeug mehr, und den laufenden Austausch mit einem DATEV-Lohnbüro beschreibt Lexware nur knapp. Das eigene DATEV-Werkzeug zur Übernahme von Lohndaten aus Lexware wurde laut einer DATEV-Mitarbeiterin in der DATEV-Community zum 31.12.2024 abgekündigt. Für den Wechsel nach DATEV LODAS bleibt damit ein Weg für Fremdsysteme, den DATEV im Hilfedokument 1028229 beschreibt: Die Stammdaten „können mithilfe einer ASCII-Datei eingespielt werden"; sonst bleibt ihre manuelle Erfassung. Ob Ihre Lexware-Version die Daten in einer Form liefert, die sich dafür aufbereiten lässt, sollten Sie vor dem Wechsel an einem Testmandanten prüfen. In derselben Community schrieb eine Nutzerin im November 2025, die Lexware-Datei ihres übernommenen Mandanten mit 44 Mitarbeitern liege nur als XML vor und lasse sich über den ASCII-Import nicht einlesen.

Davon zu trennen ist der laufende Austausch mit einem Lohnbüro, das DATEV nutzt. Der Lexware-Shop für lohn+gehalt nennt eine DATEV-Schnittstelle in der premium-Variante und die „Übertragung an Lohnbüros, die DATEV nutzen" als möglich, beschreibt aber nicht, in welchem Format und Umfang. Für die Lohnabrechnung als Zusatz in Lexware Office haben wir keine eigene DATEV-Beschreibung gefunden. Wer einen Lohnwechsel plant, sollte das mit dem Lohnbüro klären, bevor er kündigt.

Woran scheitert die Übertragung in der Praxis?

An Einstellungen, die auf beiden Seiten gleich sein müssen — und bei allgemeinen Fehlermeldungen laut Lexware häufig an vorübergehenden Störungen bei DATEV oder einer abgelaufenen, zeitlich begrenzten Berechtigung der Verbindung. Beim Durcharbeiten der Lexware-Hilfe für diesen Artikel fiel uns auf, dass sich die Hilfe an mehreren Stellen selbst widerspricht — ein guter Grund, die Einstellungen mit der Kanzlei einmal Punkt für Punkt abzugleichen, statt sich auf einen einzelnen Artikel zu verlassen:

• Kontenrahmen: nur SKR03 oder SKR04, auf beiden Seiten derselbe.
• Sachkontenlänge: mehrere Hilfeartikel sagen „ausschließlich 4", der Artikel zu Fehlermeldungen beim Buchungsdatenservice sagt, der Buchungsdatenservice unterstütze 4 bis 8 Stellen und passe automatisch an.
• Wirtschaftsjahr: mal heißt es, es entspreche dem Kalenderjahr, mal nur, es müsse auf beiden Seiten identisch sein; der Fehlerartikel kennt einen einstellbaren Wirtschaftsjahresbeginn. In der DATEV-Community kamen bei einem Mandanten mit Lexware buchhaltung (Desktop) die Belege an, die Buchungsstapel aber nicht — jemand hatte das Wirtschaftsjahr geändert.
• Beraternummer: Der Buchungsdatenservice muss auf die Unterberaternummer des Mandanten bestellt sein, nicht auf die der Kanzlei, sonst meldet Lexware fehlende Rechte.

Dazu kommen Grenzen, die man kennen muss. Die Datenservices reichen nur bis ins aktuelle und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre zurück; ältere Jahre gehen nur per Datei-Export. Nicht zugeordnete Bankumsätze überträgt Lexware Office nicht, laut eigener Hilfe mit der Folge einer unvollständigen Buchhaltung. Belegbilder über 20 MB lehnt DATEV ab. Und mit dem Buchungsdatenservice schreibt Lexware Office die Buchungen fest; korrigieren lassen sie sich danach nur noch über Storno und Neuerfassung.

Geht es auch zurück, von DATEV zu Lexware?

In Lexware Office: Buchungen nicht, Auswertungen schon. Für Lexware Office haben wir keinen Weg gefunden, Buchungen aus DATEV zurückzuspielen. Auswertungen der Kanzlei kommen dagegen über die elektronische Pendelakte zurück; auf der Preisseite von Lexware heißt es dazu, die Auswertungen erhalte man „auf dem gleichen Weg zurück". Die Desktop-Programme haben einen DATEV-Import für Buchungsdaten im DATEV-Format; eine Anleitung von Lexware, damit Abschlussbuchungen der Kanzlei zurückzuspielen, haben wir nicht gefunden.

Wichtig ist dabei die Festschreibung. Die Festschreibungs-Hilfe von Lexware verlangt sie auch dann, wenn Lexware Office nur die vorbereitende Buchhaltung ist und die Kanzlei die Buchführung in DATEV führt: Lexware Office ist in diesem Aufbau ein Vorsystem, und auch Vorsysteme unterliegen den Aufbewahrungs- und Unveränderbarkeitsregeln der GoBD. Korrekturen der Kanzlei gehören deshalb in DATEV, nicht nachträglich in die festgeschriebenen Buchungen in Lexware.

Und wenn noch ein CRM davor sitzt?

Dann wird aus zwei Stationen eine Kette mit drei: CRM, Lexware, DATEV. Die Übergabe an DATEV läuft in dieser Kette über Lexware; das CRM liefert die Daten, aus denen in Lexware Rechnungen werden. Wie das mit Pipedrive aussieht, steht im Artikel lexoffice mit Pipedrive verbinden; für sevDesk gilt dasselbe Prinzip mit einer anderen API.

Die Kette hat einen Vorteil und zwei Preise. Der Vorteil gegenüber einer direkten Übergabe aus dem CRM an DATEV: Die heikle Übergabe läuft über eine Schnittstelle, die DATEV technisch geprüft hat. Die Preise: Wer Rechnungen per Programm aus dem CRM in Lexware Office anlegen will, braucht die API und damit den Tarif XL für 32,90 € statt S, M oder L für 7,90 bis 21,90 € im Monat. Und jedes zusätzliche System ist eine Stelle mehr, an der eine Übergabe hängen bleiben kann. Für alle Wege gilt außerdem, was DATEV auf dem Marktplatz ausdrücklich sagt: Es prüft nicht, ob die Daten im Hersteller-Produkt fachlich korrekt übergeben werden. Was falsch kontiert in Lexware steht, kommt auch falsch in DATEV an. Wenn Sie wissen wollen, welcher Weg für Ihren Aufbau passt, schildern Sie uns kurz, wie Rechnungen bei Ihnen heute entstehen.