Fakturierung aus dem CRM: Wege, Schnittstellen, Pflichten

Fakturierung aus dem CRM bedeutet, dass eine Rechnung aus den Daten entsteht, die der Vertrieb ohnehin pflegt: Kunde, Positionen, Preise und Rabatte, ohne erneutes Abtippen. In Pipedrive gilt dabei in der Regel eine klare Arbeitsteilung. Das CRM liefert die Daten, ein Rechnungsprogramm schreibt die Rechnung, vergibt die Nummer, bewahrt sie auf und gibt sie an die Buchhaltung weiter. Ob das reibungslos läuft, entscheidet sich an der Verbindung zwischen beiden.

Diese Übersicht ordnet die Wege, Schnittstellen und Pflichten, die zusammenkommen, wenn Sie bei der Fakturierung CRM-Daten nutzen wollen, und verweist für jedes Teilthema auf einen ausführlichen Artikel. Ob eine Rechnung grundsätzlich besser im CRM oder in der Buchhaltung entsteht, behandelt der Beitrag CRM mit Faktura: eingebaut oder angebunden?. Hier geht es um die Umsetzung mit Pipedrive und Programmen wie Lexware Office oder sevdesk. Stand der Angaben ist der 2. Oktober 2026; alle verlinkten Quellen haben wir an diesem Tag abgerufen, die Seite des Bundesfinanzministeriums als Archivkopie vom 30. September.

Was gehört zur Fakturierung aus dem CRM?

Fünf Schritte: das Angebot im CRM, die Rechnung im Rechnungsprogramm, der Zahlungseingang, die Buchung und die Übergabe an die Steuerkanzlei. Das CRM ist der Auslöser und die Datenquelle. Rechtlich ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument eine Rechnung, mit dem abgerechnet wird; deshalb sollte ein solches Dokument nur dort entstehen, wo es eine eindeutige Nummer bekommt und unverändert aufbewahrt wird, in der Regel also im Rechnungsprogramm.

Eine Rechnung hat Pflichten, die ein Angebot nicht hat. Sie braucht eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird, und die Pflichtangaben aus § 14 UStG. Ist sie gebucht, darf sie nach § 146 Abs. 4 AO nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein CRM ist für das Gegenteil gebaut: Deals wechseln die Phase, Preise werden nachverhandelt, Kontakte zusammengeführt. Wer die beiden Welten verbindet, muss deshalb festlegen, in welche Richtung Daten fließen dürfen und ab wann ein Datensatz nicht mehr angefasst wird.

Nicht jeder Betrieb braucht alle fünf Schritte automatisiert. Wer im Monat eine Handvoll Rechnungen schreibt, gewinnt oft schon mit einem sauberen Übergang vom gewonnenen Deal zur Rechnung und tippt den Rest weiter selbst. Wer Hunderte schreibt, profitiert eher von einer Kette, die auch den Zahlungsstatus zurück ins CRM meldet, damit der Vertrieb offene Posten sieht, ohne in der Buchhaltung nachzufragen.

Rechnung im CRM oder im Rechnungsprogramm?

Es gibt zwei Grundmodelle. Manche CRM-Systeme bringen eine eigene Rechnungsstellung mit, andere übergeben an eine Buchhaltungssoftware. Pipedrive gehört zur zweiten Gruppe. Welches Modell besser passt, hängt vor allem daran, wer im Betrieb Rechnungen verantwortet und in welchem Programm die Kanzlei die Daten erwartet.

Die eingebaute Rechnung spart ein zweites Programm, ein zweites Abo und eine Schnittstelle, die ausfallen kann. Dafür muss das CRM dann alle Pflichten eines Rechnungsprogramms erfüllen: Nummernkreise, unveränderbare Belege, E-Rechnungsformate und eine Übergabe an DATEV. Die angebundene Lösung trennt die Aufgaben sauber, kostet aber etwas: zwei Abos, oft einen höheren Tarif der Buchhaltungssoftware, Kundendaten an zwei Orten und eine Verbindung, die jemand betreuen muss. Ob sich ein CRM-Wechsel wegen der Rechnung lohnt, entscheidet deshalb die Frage, ob das andere System diese Pflichten selbst beherrscht. Wer mit Pipedrive als Vertriebswerkzeug zufrieden ist, prüft zuerst, wie gut sich sein Rechnungsprogramm anbinden lässt.

Welche Wege führen von Pipedrive zur Rechnung?

Neben dem Abtippen von Hand gibt es vier Wege: die eingebaute Rechnungsfunktion von Pipedrive, eine App aus dem Pipedrive Marketplace, eine Automatisierungsplattform wie n8n, Make oder Zapier und eine eigene Schnittstelle. In der Regel entsteht die Rechnung dabei im Rechnungsprogramm, und Pipedrive liefert die Daten. Ein Sonderfall sind E-Rechnungsdienste mit eigener Pipedrive-Anbindung, die selbst Rechnungen erzeugen; dann muss feststehen, wer Nummernkreis und Aufbewahrung übernimmt: der Dienst selbst oder, wenn er die Rechnung nur als Datei zurückgibt, Sie.

Die Rechnungsfunktion von Pipedrive füllt Deal-, Personen- und Organisationsdaten vor und reicht sie an eine verbundene Rechnungs-App weiter. Als unterstützte App nennt der Hilfeartikel nur QuickBooks. Für Lexware Office, sevdesk oder easybill bleiben deshalb die anderen Wege. Auch Smart Docs, der Dokumentengenerator von Pipedrive, ersetzt kein Rechnungsprogramm: Er erstellt Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge. Wie die Wege aus Sicht der Einrichtung aussehen, beschreibt der Artikel Rechnungen aus Pipedrive erstellen.

Die Plattformen unterscheiden sich stärker, als die Tabelle zeigt. Keine der drei hat einen offiziellen Baustein, der eine Rechnung in Lexware Office anlegt; Make erreicht die Schnittstelle über einen frei gebauten Aufruf, Zapier über Webhooks, also selbst gebaute Web-Aufrufe, und für selbst betriebenes n8n gibt es ein Community-Paket von Drittentwicklern. Der Weg kann ohne eigenen Server auskommen, verlangt für Rechnungen aber technisches Geschick. Was jede Plattform kann und kostet, steht im Artikel lexoffice automatisieren mit n8n, Make und Zapier.

Wie wird aus dem gewonnenen Deal eine Rechnung?

Am besten auf ein Ereignis hin: Der Deal wird auf „gewonnen" gesetzt, und eine Schnittstelle legt im Rechnungsprogramm eine Rechnung mit den Positionen des Deals an. Das klappt nur, wenn Kunde, Produkte, Mengen, Preise und Rabatte im Deal so gepflegt sind, wie sie auf der Rechnung stehen sollen.

Typische Lücken sind Positionen, die im Angebot als Freitext stehen statt als Produkte, Rabatte, die nur in einer Notiz vermerkt sind, und ein fehlendes Leistungsdatum. Das Abschlussdatum eines Deals ist kein Leistungsdatum, auch wenn es leicht als solches übernommen wird. Welche Angaben aus dem Angebot zwingend auf die Rechnung gehören und wo der Übergang in der Praxis kippt, beschreibt der Artikel Angebot in Rechnung umwandeln.

Ebenso wichtig ist die Richtung. Eine Rechnung, die beim Kunden ist, wird nicht still geändert, und technisch sperren die Programme sie ab einem festen Schritt: Lexware Office ab der Finalisierung, sevdesk erst ab dem Festschreiben. Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift. Eine Schnittstelle darf deshalb nicht bei jeder Änderung am Deal die Rechnung neu schreiben. Sinnvoll ist der umgekehrte Fluss: Die Rechnung entsteht einmal, und ihr Status, also offen, bezahlt oder storniert, wird ins CRM zurückgemeldet, damit der Vertrieb ihn am Deal sieht.

Welche Buchhaltungsprogramme lassen sich an Pipedrive anbinden?

Für Pipedrive-Nutzer in Deutschland vor allem Lexware Office, sevdesk und easybill, denn für alle drei gibt es Apps von Drittanbietern im Pipedrive Marketplace. Alle drei haben auch eine Programmierschnittstelle. Entscheidend ist der Tarif, denn die Schnittstellen sind nicht in jedem Paket enthalten, bei easybill laut Preisseite etwa erst ab dem Paket Professional, und je nach Weg gilt eine andere Grenze.

Lexware Office, früher lexoffice, öffnet seine Programmierschnittstelle laut Hilfe nur im Tarif XL. Diesen Tarif brauchen Sie für eigene Abläufe mit n8n, Make oder Zapier und für eine eigene Schnittstelle. Apps, die als Lexware-Partner angebunden sind, legen Rechnungen laut der Hilfeseite zu Partner-Anbindungen schon ab Tarif M an; englischsprachige Belege und Rechnungen ins Ausland verlangen auch dort XL. Was die Schnittstelle kann und warum eine finalisierte Rechnung dort unveränderbar ist, erklärt der Artikel Die Lexware Office API. Die Wege zwischen Pipedrive und Lexware Office vergleicht der Beitrag lexoffice mit Pipedrive verbinden. Unsere eigene Verbindung, lexoffice Sync, ist für das vierte Quartal 2026 angekündigt und Stand 2. Oktober noch nicht verfügbar; sie verbindet sich laut Doku per API-Schlüssel und setzt damit den Tarif XL voraus.

Bei sevdesk ist die Schnittstelle laut Hilfe im Tarif Buchhaltung Pro enthalten. Eine versendete Rechnung lässt sich dort technisch auf Entwurf zurücksetzen, solange sie nicht festgeschrieben ist; hat der Kunde sie schon, ist eine Berichtigung oder ein Storno trotzdem der saubere Weg. Nach dem Festschreiben ist sie auch für eine Schnittstelle unveränderbar. Einstieg, ersten Aufruf und den DATEV-Export über die Schnittstelle beschreibt der Artikel Die sevDesk API. Welchen Tarif eine App aus dem Marketplace voraussetzt, erfragen Sie am besten vor dem Kauf beim Anbieter.

Was ändert die E-Rechnungspflicht an der Fakturierung?

Sie macht aus dem Rechnungs-PDF einen strukturierten Datensatz. Im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Versenden müssen Sie sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. So steht es in den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums; Rechnungen im EDI-Verfahren, dem direkten Datenaustausch zwischen Firmensystemen, bleiben für alle bis Ende 2027 zulässig. Vom Ausstellen ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise; empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.

Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung. Für die Fakturierung aus dem CRM folgt daraus zweierlei. Erstens muss das Rechnungsprogramm am Ende der Kette E-Rechnungen erzeugen können; für Lexware Office, sevdesk und easybill zeigt das der Artikel zur Pipedrive E-Rechnung. Zweitens braucht die E-Rechnung Angaben, die im CRM meist fehlen: ein Leistungsdatum, eine Steuerkategorie je Position, eine genormte Mengeneinheit und bei der XRechnung eine Käuferreferenz, etwa die Bestellnummer des Kunden. Ein Code wie „H87" für Stück ist etwas anderes als das Freitextfeld „Einheit" in Pipedrive.

Welche Felder genau fehlen, welches Format Sie wählen und wie Sie eine E-Rechnung vor dem Versand mit dem Validator der KoSIT prüfen, steht im Artikel Pipedrive und E-Rechnung. Unser Plugin E-Rechnung Export, das die E-Rechnungsdatei direkt am Deal erzeugen und als Datei zurückgeben soll, ist für das vierte Quartal 2026 angekündigt und Stand 2. Oktober noch nicht verfügbar. Bei diesem Weg legen Sie fest, wo die Rechnung ihre Nummer bekommt und aufbewahrt wird.

Wie kommen die Rechnungsdaten zu DATEV?

Fast immer über das Buchhaltungsprogramm, nicht direkt aus dem CRM, denn DATEV erwartet Belege und Buchungen, keine Deals. Für die Fakturierung heißt das: Die Kanzlei sieht nur, was das Rechnungsprogramm weitergibt, und Fehler aus dem CRM reisen mit. Eine Ausnahme sind Bausteine in Make und n8n, die über einen zusätzlichen Dienstleister bis zu DATEV durchreichen; bei n8n macht ein Gateway, also eine Vermittlungsstelle, die lokale DATEV-Installation der Kanzlei oder des Unternehmens von außen erreichbar. Welche Programme die Übergabe beherrschen und was die Plattformen dabei leisten, beschreibt der Artikel Pipedrive mit Buchhaltung und DATEV verbinden.

Neben dem Datei-Export im DATEV-Format, der jede Kanzlei erreicht, stehen zwischen Buchhaltungsprogramm und DATEV je nach Programm bis zu zwei Datenservices zur Wahl, und die Wahl hängt daran, wer bucht. Bucht die Kanzlei, schickt das Programm Rechnungsdaten samt Belegbild über den Rechnungsdatenservice 1.0; daraus entstehen in DATEV Vorschläge, die die Kanzlei prüft. Buchen Sie selbst, geht über den Buchungsdatenservice das fertige Ergebnis hinüber. Was beide kosten und wie Sie sie in Lexware Office einrichten, steht im Artikel Lexware und DATEV verbinden.

Wer selbst eine Schnittstelle zu DATEV baut, trifft vor allem auf drei Techniken: das klassische DATEV-Format, die DATEV-XML-Schnittstelle online für Rechnungsdaten samt Belegbildern und DATEVconnect. DATEVconnect ist eine Schnittstelle für das eigene Netzwerk und eignet sich ohne einen solchen Zwischendienst nicht für Anwendungen im Rechenzentrum, was für ein Cloud-CRM wie Pipedrive den Ausschlag gibt. Für die Online-Schnittstellen verlangt DATEV laut Hilfe des Developer Portals ein begleitetes Onboarding, auch für den Eigenbedarf. Unser DATEV Connector ist noch nicht verfügbar, frühestens 2027.

Woran scheitert die Fakturierung aus dem CRM in der Praxis?

Meist an den Daten und an der Zuständigkeit, weniger an der Technik. Eine Schnittstelle überträgt zuverlässig, was im CRM steht; steht dort Unvollständiges, landet es ebenso zuverlässig auf der Rechnung. Typisch sind vier Ursachen, drei davon liegen in den Daten und eine in der Organisation. Alle vier lassen sich vor dem ersten automatischen Lauf prüfen.

Die erste sind Adressen. Ein Rechnungsprogramm braucht die Anschrift zerlegt in Straße, Postleitzahl und Ort. Pipedrive führt dafür eigene Teilfelder; prüfen Sie vor dem ersten Lauf, ob sie bei Ihren Organisationen gefüllt sind. Die zweite sind fehlende Pflichtfelder, vor allem das Leistungsdatum und bei Kunden im EU-Ausland deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, für E-Rechnungen zusätzlich die Steuerkategorie. Die dritte sind Dubletten: Legt eine Schnittstelle für jeden Deal einen Kunden neu an, entstehen doppelte Kontakte, und bricht ein Lauf ab und startet neu, entsteht womöglich dieselbe Rechnung zweimal.

Die vierte Ursache ist die Freigabe. Wenn unklar ist, ob der Vertrieb oder die Buchhaltung eine Rechnung auslöst, schreibt am Ende keiner sie oder beide. Legen Sie deshalb vor der Technik fest, wer die Rechnung auslöst, wer sie prüft und wer sie korrigiert, wenn etwas schiefgeht. Die beste Schnittstelle nützt wenig, wenn die Kanzlei eine stornierte Rechnung erst beim Monatsabschluss entdeckt.

Wie finden Sie den passenden Weg?

Fangen Sie am anderen Ende an: Welches Buchhaltungsprogramm nutzen Sie, und wie will Ihre Kanzlei die Daten bekommen? Erst danach stellt sich die Frage nach App, Plattform oder eigener Schnittstelle, denn jede Antwort darauf hängt am Tarif und an den Wegen, die Ihr Programm anbietet. Drei Fragen helfen bei der Einordnung:

• Wie viele Rechnungen schreiben Sie im Monat? Bei wenigen kann Abtippen günstiger sein als ein Tarifwechsel plus App-Gebühr; bei vielen lohnt es sich, Sonderfälle sauber abzubilden.
• Wie viele Sonderfälle kennt Ihr Rechnungslauf? Teilrechnungen, Abschläge, Reverse-Charge und wiederkehrende Rechnungen sind die Fälle, an denen fertige Lösungen am ehesten an Grenzen kommen.
• Wer betreut die Verbindung, wenn sie stillsteht? Eine App betreut ihr Anbieter, einen Plattform-Ablauf betreuen Sie selbst, eine eigene Schnittstelle betreut, wer sie gebaut hat.

Wer regelmäßig Rechnungen aus Deals schreibt und Lexware Office oder sevdesk nutzt, kommt mit einer fertigen App am schnellsten los, vorausgesetzt, die App übergibt alle Angaben, die eine E-Rechnung braucht. Fragen Sie das vor dem Kauf nach, sonst ergänzen Sie diese Angaben spätestens ab 2028 bei jeder Rechnung von Hand, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab 2027. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn keine fertige Lösung die Sonderfälle abdeckt oder die Rechnungsdaten zusätzlich in andere Systeme fließen sollen. Wer unsicher ist, wo sein Fall liegt, kann uns über die Kontaktseite schreiben.

Häufige Fragen

Kann Pipedrive selbst Rechnungen schreiben? Nein. Pipedrive füllt Rechnungsdaten vor und übergibt sie an eine verbundene Rechnungs-App, laut Hilfeartikel nur QuickBooks. Die Rechnung entsteht in der Regel in einem Rechnungsprogramm wie Lexware Office, sevdesk oder easybill, angebunden über eine App, eine Plattform oder eine eigene Schnittstelle.

Welchen Tarif brauche ich für die Anbindung? Für Plattformen und eigene Schnittstellen bei Lexware Office den Tarif XL, bei sevdesk den Tarif Buchhaltung Pro und bei easybill mindestens das Paket Professional. Partner-Apps für Lexware Office legen normale Rechnungen laut Lexware schon ab Tarif M an. Welchen Tarif eine bestimmte App voraussetzt, beantwortet ihr Anbieter.

Erzeugt eine Fakturierung aus dem CRM automatisch E-Rechnungen? Nur, wenn das Rechnungsprogramm am Ende der Kette sie erzeugt und das CRM die nötigen Angaben liefert. Leistungsdatum, Steuerkategorie und genormte Einheit fehlen in Pipedrive meist und müssen über eigene Felder oder im Rechnungsprogramm ergänzt werden.

Gibt es eine direkte Verbindung zwischen Pipedrive und DATEV? Nein, weder als eingebaute Funktion noch als App im Pipedrive Marketplace. Der Weg führt über ein Buchhaltungsprogramm, das per Datei-Export im DATEV-Format, Rechnungsdatenservice 1.0 oder Buchungsdatenservice übergibt, über eine Automatisierungsplattform mit zusätzlichem Dienstleister oder über eine eigene Schnittstelle. Eine eigene Anbindung an die Online-Schnittstellen von DATEV muss das Onboarding durchlaufen.