E-Rechnung mit lexware und lexoffice

Ab 2025 Empfangspflicht, ab 2027/2028 Versandpflicht für E-Rechnungen. Lexware und lexoffice unterstützen ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD für B2B empfohlen, XRechnung Pflicht für öffentliche Auftraggeber. Kosten: lexoffice ab 7,90 EUR/Monat, Desktop-Produkte ab 14,95 EUR einmalig. Empfangsprozess bis Ende 2026 einrichten, Versandumstellung je nach Umsatz ab 2027. Automatische Archivierung in lexoffice, Desktop-Produkte benötigen manuelle GoBD-Sicherung.

Ab 1. Januar 2025 besteht bundesweite Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Verkehr. Geschäftsführung und Buchhaltungsverantwortliche in KMU stehen vor der gesetzlichen Verpflichtung, strukturierte Rechnungsformate zu verarbeiten. Die Versandpflicht kommt stufenweise: bis Ende 2026 sind PDF-Rechnungen bei Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig, ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Umsatz, ab 2028 für alle.

Laut einer sevDesk-Studie aus dem Frühjahr 2025 haben 64 Prozent der Selbstständigen noch nicht auf E-Rechnung umgestellt. Eine YouGov-Umfrage zeigt: 21 Prozent der Firmen arbeiten weiterhin mit Word oder Excel. Trotz laufender Fristen besteht dringender Handlungsbedarf.

Dieser Artikel klärt gesetzliche Pflichten für lexware-Nutzer, erklärt die Formatwahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung und zeigt konkrete Umsetzungsschritte mit Kosten und Zeitplan. Die Implementierung dauert 2 bis 4 Stunden für Software-Update und Prozessanpassung.

Welche E-Rechnungs-Pflichten gelten ab 2025 für Lexware-Nutzer?

Die Einführung erfolgt stufenweise. Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 für alle B2B-Geschäfte in Deutschland [gemäß E-RechV]. Die Versandpflicht bleibt bis Ende 2026 optional: Unternehmen dürfen weiterhin PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 müssen Unternehmen, deren Jahresumsatz im Vorjahr über 800.000 EUR [§ 14 Abs. 1 UStG] lag, E-Rechnungen versenden. Kleinunternehmen nach § 19 UStG und Neugründungen bleiben ausgenommen. Ab 2028 gilt die Versandpflicht ausnahmslos für alle übrigen Unternehmen.

Eine E-Rechnung ist kein digitalisiertes PDF. Das Gesetz fordert strukturierte Formate auf XML-Basis. ZUGFeRD kombiniert ein visuell lesbares PDF mit eingebettetem XML. XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten ohne visuelle Darstellung. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen in Version 2.0.1 oder höher.

Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR [§ 14a UStG], Fahrausweise und steuerfreie Umsätze. Die elektronische Archivierung muss GoBD-konform erfolgen und umfasst alle eingehenden und ausgehenden Belege. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre in elektronischer Form. Ausdrucke genügen nicht als einzige Archivierungsmethode.

GoBD-Konformität fordert folgende Anforderungen:

• Zeitstempel: Jeder Beleg erhält einen unveränderlichen Zeitstempel bei Eingang oder Erstellung.
• Technische Unveränderbarkeit: Das Original bleibt in seiner elektronischen Form unverändert. Änderungen werden als Folgedokument dokumentiert.
• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf Belege zugreifen. Eine Audit-Log aller Zugriffe ist erforderlich.
• Backup-Strategien: Regelmäßige, dokumentierte Sicherungen in redundanten Systemen gewährleisten die Wiederherstellbarkeit.

Lexoffice archiviert automatisch in der Cloud mit Zeitstempel und Revisionssicherheit. Desktop-Produkte erfordern manuelle Sicherung in ein Dokumentenmanagementsystem nach DIN 66398 (z.B. DATEV-zertifiziert oder durch Konformitätserklärung des Herstellers) oder strukturierten Export zum Steuerberater mit Nachverfolgung der Übergabe.

Unternehmen sollten bis Ende 2026 ihre Empfangsprozesse und Archivierungssysteme einrichten. Wer heute noch mit Word oder Excel arbeitet, benötigt eine zertifizierte Buchhaltungssoftware.

ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format in lexware/lexoffice wählen?

Beide Formate sind gesetzeskonform. Die Wahl hängt von Ihren Geschäftspartnern ab. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert ein hybrides PDF mit eingebettetem XML. Der visuelle Teil ist ohne Spezialsoftware lesbar, das XML-Element ermöglicht automatische Verarbeitung. Lexware Office und lexoffice erstellen standardmäßig ZUGFeRD-Rechnungen. Dieses Format eignet sich für B2B-Geschäfte, weil der Empfänger die Rechnung auch dann lesen kann, wenn seine Software das XML nicht verarbeitet.

XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten ohne visuelle Darstellung. Öffentliche Auftraggeber auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene verlangen zwingend XRechnung gemäß E-Rechnungsverordnung (E-RechV) und Vergabeverordnung (ZVgV). Für Cloud-Nutzung: lexoffice bietet XRechnung-Erstellung in allen Tarifen ab S. Für Desktop-Produkte gilt: Lexware faktura+auftrag und Lexware Buchhalter müssen vor Rechnungserstellung auf die aktuellste Version aktualisiert werden. Die genaue Versionierung für XRechnung-Support finden Sie unter lexware — orientieren Sie sich an den Release Notes des aktuellen Jahres. Sollte dort Unsicherheit bestehen, kontaktieren Sie Lexware Support vorab: Die Unterstützung kann sich zwischen Patch-Versionen unterscheiden.

Die Entscheidungsregel ist einfach: Für öffentliche Aufträge XRechnung zwingend, für B2B ZUGFeRD. Bei Unsicherheit wählen Sie ZUGFeRD, weil dieses Format breiter akzeptiert wird und auch von mittelständischen Einkäufern verarbeitet wird.

Lexoffice prüft automatisch Pflichtfelder wie die Leitweg-ID bei XRechnung und korrekte Umsatzsteuersätze. Desktop-Produkte benötigen ein manuelles Software-Update für vollständige Validierung.

Typische Fehler vermeiden: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (Reverse-Charge nach § 13b UStG) muss in Lexware unter Einstellungen > Umsatzsteuer die Lieferung als steuerfrei markiert werden. Die XML-Felder UntaxedAmount und TaxBasisAmount müssen korrekt berechnet sein — sonst lehnen Empfängersysteme die Rechnung ab. Gleiches gilt für Lieferungen mit 0%-Steuersatz: Hier muss das Exemptin-Flag korrekt gesetzt sein.

Die Lexoffice-Integration dokumentiert alle technischen Details zum korrekten Datenausstausch zwischen verbundenen Systemen und E-Rechnung.

Fazit: E-Rechnung mit lexware umsetzen - Kosten, Schritte, Zeitplan

Schritt 1: Empfangsprozess bis Ende 2026 einrichten

Lexoffice liest eingehende E-Rechnungen automatisch aus: Der XML-Parser extrahiert strukturierte Daten direkt aus dem ZUGFeRD-Format. Für eingescannte Rechnungen oder PDF-Dateien nutzt lexoffice OCR-Texterkennung und extrahiert Betrag, Datum und Lieferant automatisch. Die Erkennungsgenauigkeit liegt bei 85–95 %; eine Kontrollprüfung durch den Nutzer wird empfohlen, um Fehler vor der Zahlung auszuschließen. Damit entfällt manuelles Abtippen eingehender Belege.

Desktop-Produkte wie faktura+auftrag erfordern manuellen Import der XML-Dateien. Nach dem Import erfolgt die weitere Verarbeitung wie bei Papierrechnungen.

Kostenübersicht lexoffice: Tarif S ab ca. 7–8 EUR/Monat (zzgl. MwSt., monatlich kündbar) deckt Rechnungsstellung und E-Rechnungsempfang ab. Desktop-Produkte kosten zwischen ca. 15 EUR und 450 EUR einmalig ohne monatliche Gebühren. Für aktuelle Preise und Tarifdetails empfehlen wir, die Lexoffice-Preisseite direkt zu besuchen.

Schritt 2: Versandpflicht vorbereiten (2027–2028)

Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz E-Rechnungen versenden; ab 2028 gilt dies für alle. Die technische Vorbereitung ist minimal: In lexoffice und Lexware Office stellen Sie die Rechnungsvorlage auf ZUGFeRD um — ein Klick in den Einstellungen, keine Zusatzkosten. Desktop-Produkte benötigen ein Software-Update auf Version 2026 oder neuer; dieses Update ist bei aktuellem Abonnement kostenlos.

Schritt 3: GoBD-konforme Archivierung einrichten

Lexoffice archiviert eingehende und ausgehende Rechnungen automatisch für 10 Jahre in deutschen Rechenzentren und erfüllt damit die GoBD-Anforderungen. Keine manuelle Zusatzarbeit erforderlich.

Desktop-Nutzer müssen Rechnungen manuell in ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem sichern oder an den Steuerberater exportieren. Viele Steuerberater nutzen DATEV Unternehmen online als zentrales Mandantenportal. Die DATEV-Integration bietet einen zuverlässigen Daten- und Dokumentenaustausch zwischen den Systemen — weitere Details finden Sie in der Lexware Hilfe unter Thema „DATEV-Export".

Softwarewahl treffen

Lexoffice-Nutzer sind ab Tarif S E-Rechnungs-fähig. Desktop-Nutzer benötigen Version 2026 oder neuer. Bei mehr als 50 Belegen pro Monat reduziert die Cloud-Lösung durch automatische Belegerfassung den manuellen Zeitaufwand: Basierend auf durchschnittlicher OCR-Erfassung von 5–10 Minuten pro Beleg × 50 Belege ergibt sich eine realistische Zeiteinsparung von 4–8 Stunden monatlich (ohne Kontrollzeit). Zusätzlich synchronisiert lexoffice Daten zwischen mehreren Arbeitsplätzen und ermöglicht mobilen Zugriff.

Tarifübersicht lexoffice

• Tarif S: ab ca. 7–8 EUR/Monat — Rechnungsstellung, E-Rechnungsempfang
• Tarif M: ab ca. 14–15 EUR/Monat — zusätzlich Angebote, Lieferscheine
• Tarif L: ab ca. 21–22 EUR/Monat — zusätzlich Projektzeiterfassung
• Tarif XL: ab ca. 32–33 EUR/Monat — zusätzlich Lohn und Gehalt bis 10 Mitarbeiter

Alle Preise zzgl. MwSt., monatlich kündbar. Für verbindliche Preise besuchen Sie bitte die aktuelle Lexoffice-Preisseite.

CRM-Integration optional

Wer Kundendaten aus Pipedrive oder HubSpot direkt in die Buchhaltung übertragen möchte, reduziert doppelte Dateneingabe. Die Auflösung von Datensilos zwischen CRM und Buchhaltung ist über API-Schnittstellen möglich und wird von modernen Integrationslösungen unterstützt. Bei der Anbindung solcher Systeme ist es wichtig, dass der Datenaustausch DSGVO-konform erfolgt, besonders wenn personenbezogene Kundendaten übertragen werden. Technische Details zur E-Rechnung-Export-Dokumentation zeigen, wie strukturierte Formate korrekt erzeugt werden.

Zeitrahmen und nächste Schritte

Die Umstellung auf E-Rechnung ist keine technische Hürde. Lexware-Produkte erfüllen die gesetzlichen Anforderungen in aktueller Version. Der Implementierungsaufwand liegt bei 2 bis 4 Stunden für Software-Update, Vorlagenumstellung und interner Test. Nutzen Sie die Übergangsfristen bis Ende 2026, um Empfangsprozesse zu etablieren und Mitarbeiter zu schulen. Die technische Dokumentation zu allen Integrationen bietet Ihnen eine umfassende Übersicht für die Umsetzung.